Aktivita spisu

V evidenci sociálního odboru bývá vždy více spisů, než jen ty podle který se vyplácejí dávky. Někteří žadatelé mají dávku již odejmutou, jiní se odstěhovali, a najdou se i další situace.
Přitom není vhodné okamžitě jejich spis vymazat, protože někteří se ještě mohou vrátit, jiní byli vypláceni v průběhu aktuálního roku a bude třeba jejich dávky započítat do statistiky.

Aby bylo možno rozdělit spisy na aktivní a neaktivní, je u každého spisu příznak jeho aktivity.

  Aktivní spisy

Pouze aktivní spisy bude program zařazovat do výplaty dávek. Aktivní by tedy měly být ty spisy, které mají přiznanou dávku, nebo se v nich čeká na vyřízení podané žádosti. Neměly by zde být spisy odejmuté.

  Spisy archivní

V archivu by měly být spisy s odejmutou dávkou. Měly by být archivovány alespoň do konce toho roku, ve kterém se naposledy vyplácely.

  Spisy v šuplíku

Toto je poněkud netradiční pojem, ale velmi užitečný při běžné práci. Pro snadnější pochopení uvedeme příklad:

Máme spis, kde víme o nějakém problému. Například: klient ještě nedoložil svoje příjmy pro aktuální měsíc. Blíží se běžný termín výplaty, např. kolem 20. dne v měsíci, ostatní spisy jsou v pořádku a chceme je běžně vyplatit. Problémový spis zatím vyplácet nechceme (až podle toho, co klient doloží). Můžeme to zařídit několika způsoby, ale přesunout tento spis do šuplíku je z několika důvodů nejvhodnější:
  • je to nejjednodušší operace na kartě spisu
  • nebude vyplacena žádná dávka
  • spis bude uveden v odděleném seznamu (společně s dalšími spisy, kde jsou podobné problémy)
  • zpětné zařazení do výplat je stejně jednoduché jako vyřazení
    Průběžně pak stačí kontrolovat Spisy v šuplíku (v menu databanky je na to speciální funkce) a řešit jejich problémy. Po vyřešení těchto problémů přesuneme spis zpátky do aktivních a následující přípravou dávek bude tento spis vyplacen. Řešením problémů je například zápis nového rozhodnutí (o odejmutí, snížení nebo zvýšení dávky).

    Jak přesunout jeden spis

  • Nejjednodušší cesta je na kartě spisu: klikněte myší do rámečku s číslem spisu, otevře se nabídka a z ní vyberte požadované umístění spisu.
  • Druhou cestou je volba tlačítka Výběr, Převést klienta do ... a zvolíte požadované umístění.

    Jak přesouvat více spisů najednou

    To neprovedeme na kartě spisu, ale speciální funkcí:
  • V databance vyberte menu SPISY a zvolte položku Tabulka.
  • Pokud chcete přesouvat spisy do a z archivu, nemusíte nic dalšího volit.
  • Při přesunech do a ze šuplíku, překlikněte nabídku dole uprostřed na volbu Aktivní - šuplík.
  • Klávesou mezerník můžete rychle přesunout nastavený spis.
  • Klávesou F6 můžete přesunout najednou více spisů.
  • Klávesou F4 nebo Enter můžete otevřít nastavený spis.
  • V tabulce můžete hledat spisy podle jména nebo jiných údajů, jak je uvedeno v kapitole návod na hledání v tabulce
  • V případě, že v této tabulce provedete nechtěné změny, v nabídce klávesy F6 najděte položku 4. Vrátit počáteční stav a po potvrzení program vrátí spisy tam, kde byly při otevření této tabulky.

    Viz také

    Práce s klientem - úvod
    Návod na hledání v tabulkách