Zabezpečení výplatních sestav

V této kapitole je uvedeno, jak program zabezpečuje výplatu dávek proti pozměnění údajů na výplatních sestavách mezi jejich tiskem (kontrolou) a vyplacením (tvorba disket a příkazů k úhradě).

Úvodem

Běžný režim práce na sociálním odboru je následující: z programu se vytisknou sestavy obsahující výplatu dávek, tyto sestavy si zkontroluje pracovník odpovědný za vyplacení a následně je zkontroluje a podepíše jeho nadřízený. Poté se tyto sestavy předají k vyplacení na účtárnu.
Program však musí pracovníkům umožnit provedení oprav na těchto výplatních sestavách (v případě, že je na nich něco uvedeno chybně), proto nelze zakázat možnost opravovat sestavy. Zde stojí proti sobě dva požadavky: nezměnit sestavy a přitom možnost opravit je.

Tuto situaci není možno vyřešit jakýmkoliv programovým způsobem. Řešení spočívá v součinnosti programu a vedoucího odpovědného za správnost výplat. Pro možnost snadné a rychlé kontroly shody sestav program na každou sestavu tiske kontrolní číslo.

Kontrolní číslo

Každá sestava obsahuje kontrolní číslo. To vypadá zhruba takto: 69dfA2-25zZr5-5fr9a-eR21x-7ALP9u. Najdete jej na výplatních sestavách na poslední stránce u celkového součtu, a rovněž na některých dalších sestavách (průvodka datového souboru). Kontrolní číslo obsahuje pět částí, každá část jistým způsobem obsahuje souhrn vybraných sloupečků z celé sestavy.
Jakmile se změní kterékoliv písmeno nebo číslice v hlídaném sloupci, změní se i text v odpovídající části kódu. I když by se změnila výplata u jednoho spisu nahoru a u jiného spisu o tutéž částku dolů, projeví se to změnou kódu. Změna adresy nebo účtu se promítne rovněž. Změna počtu řádku také.

  • první část kódu obsahuje jména a příjmení příjemců dávek
  • druhá část obsahuje adresy klientů (ulice, číslo popisné)
  • třetí část odráží přehled pošt a obcí (spolu s druhou částí hlídají adresu)
  • čtvrtá část hlídá účty příjemců dávek
  • pátá část hlídá veškeré vyplácené částky

    Použití, kontrolní postupy

    Vedoucí, který je odpovědný za vyplácení dávek, při schvalování sestavy si ponechá její kopii (alespoň poslední stránku).
    Při předávání podkladů k proplacení (na účtárnu) vedoucí zkontroluje shodu svých uložených kódů a kódů na předávaných sestavách.
    Kontrolní kódy jsou uváděny i na sestavě Průvodka datového souboru VDS, aby bylo možno snadno a najednou zkontrolovat odcházející složenky.
    Při neshodě v některé části kódu pak stačí projít jen uvedený sloupec a v něm pak najít změnu v informacích.

    Význam

    Kontrolní kód tedy zajistí, že rychlým prohlédnutím jednoho řádku má uživatel (vedoucí) jistotu, že dvě různé sestavy obsahují zcela shodná data.

    Viz také

    Postup při provádění výplat, přípravy dávek
    Tvorba VDS
    Okno řízení tisku