Postup při provádění výplat, přípravy dávek

V této kapitole bude popsáno, jak postupovat při provádění výplat z programu SocWin, a to jak ty nejjednodušší případy, tak i případy složitější.

Podle čeho program vyplácí

Program SocWin vyplácí peníze pouze na základě zapsaného rozhodnutí. Proto nejprve musíte ve své databance najít spis, z něhož je třeba vyplácet peníze (nebo zadat spis nový) a v něm zapsat rozhodnutí. Tomu se věnují jiné kapitoly.
Zde tedy budeme předpokládat, že máte rozhodnutí zapsané (nestačí jej jenom zaevidovat). Aby se rozhodnutí mohlo vyplatit, musí být splněny mimo jiné tyto základní podmínky:
  • Spis, v němž je rozhodnutí zapsáno, musí být aktivní
  • Na spisu nesmí být uvedeno pozastavení
  • Ani na rozhodnutí nesmí být uvedeno pozastavení.
    Za těchto podmínek program vyplatí tolik, kolik je z daného rozhodnutí možné. Tím se dostáváme k důležitému údaji na rozhodnutí, a tím je náležitost.

    Náležitost

    je částka, na kterou má klient v daném měsíci nárok na základě zapsaného rozhodnutí. U opakovaných dávek je to v běžném měsíci částka uvedená na rozhodnutí. U jednorázových dávek je to tatáž částka, pouze s tím rozdílem že na ni je nárok pouze jedenkrát, a to v měsíci od kdy je dávka přiznána. Jiná situace nastává při zápisu rozhodnutí na opakovanou dávku, která se přiznává zpětně: tam je v prvním měsíci náležitost vyšší než jedna měsíční částka (program dopočítává náležitost od prvního dne nároku až do aktuálního měsíce). Tedy například u rozhodnutí o přiznání dávky, které zapíšeme v březnu, ale uvedeme nárok od 1.února, bude náležitost rovna dvojnásobku přiznané měsíční dávky.
    Výši náležitosti můžete kdykoliv zkontrolovat na konkrétním rozhodnutí, na stránce F12-Náležitost a rejstřík.
    Pokud není na rozhodnutí uvedeno nic jiného, přípravou dávek se náležitost opíše na sestavu, na kterou patří podle druhu výplaty.

    Příprava dávek

    provede tedy to, že prohlédne všechny aktivní spisy, z nich vybere jen ty které nejsou pozastavené, v těchto spisech prohlédne zapsaná rozhodnutí a do sestav opíše částku uvedenou jako náležitost. Při tom zjistí, jakým druhem výplaty má být částka vyplaceno (složenkou, hotově, na účet, ...) a uvede výplatu do odpovídající sestavy. Na závěr se nabídne tisk připravených sestav.
    Přípravou však nic nekončí. nyní máte možnost si sestavy zkontrolovat. Pokud zjistíte, že sestavy nejsou v pořádku, můžete je opravit. Nejběžnější je ten případ, že ještě nemáte zapsané nové rozhodnutí a proto se něco nevyplatilo, anebo se vyplatilo předešlé rozhodnutí u těch spisů, kde má být např. snížení, zvýšení či odejmutí. Bez obav zapište nové správné rozhodnutí, a znovu spusťte přípravu dávek. Změny se do sestavy promítnou, a nezměněná rozhodnutí zůstanou v sestavě beze změn.
    Takto můžete opakovat přípravu tak dlouho, dokud nejsou sestavy zcela v pořádku. O dalších úpravách sestav bude zmínka v dalších odstavcích této kapitoly.
    Ve chvíli, kdy jsou sestavy v pořádku, je odevzdáváte na účtárnu k proplacení, přitom vytváříte diskety se složenkami nebo diskety s příkazem k úhradě na účet. O tom pojednává jiná kapitola návodu, zde se budeme nadále věnovat práci se sestavami.
    Když jsou sestavy v pořádku, vytištěné a odevzdané, je nejvhodnější čas je uzavřít.

    Uzávěrka sestav

    zajistí, že připravené sestavy budou již napevno uloženy ve sborníku a ve statistice sestav. Částky, uvedené u jednotlivých spisů v těchto sestavách, budou považovány za odeslané klientovi, a program je nedovolí vyplatit v tomto měsíci podruhé.
    Důsledkem uzávěrky je to, že pokud provedete novou přípravu dávek hned po uzávěrce, nic se nevyplatí. Takže nyní můžete vlastně otevřít „druhý výplatní termín“ – zapsat nová rozhodnutí o dávce, vytáhnout spisy ze šuplíku, zrušit pozastavení dávek atp. Takto můžete vyplatit ty klienty, kteří v době hlavního termínu neměli v pořádku doložené všechny příjmy, stihli to ještě v měsíci – ale pozdě. Prostě po uzávěrce sestav hlavního termínu můžete provést znovu přípravu k termínu. Bez nutnosti stěhovat spisy již vyplacené do šuplíku, či jiných zvyků ze starých verzí.

    Čím se liší uzávěrka sestav a uzávěrka měsíce ?

    To jsou zcela jiné pojmy! Uzávěrka sestav vezme to, co máte na sestavách připraveno k vyplacení a zapíše to jako hotové a vcelku nezměnitelné. V podstatě tedy odškrtává hotovou práci.
    Naproti tomu uzávěrka měsíce projde všechna rozhodnutí, oznámí Vám co jste v končícím měsíci nevyplatili (viz dále) a po potvrzení ukončí měsíc. Ihned poté otevře nový měsíc, přičemž do každého rozhodnutí (kterého se to týká) se započítá (přičte) náležitost na tento další měsíc. Takže vlastně otevře novou práci.
    Pro jednoduchou představu to lze přirovnat k nabití kreditu v telefonu.

    Porovnání náležitosti rozhodnutí s kreditem v telefonu

    Na začátku dostanete telefon s určitým kreditem, stejně tak při zápisu rozhodnutí je do něj vložena počáteční náležitost (která může obsahovat nárok za minulý měsíc). V průběhu měsíce z telefonu kredit ubývá, stejně tak se z rozhodnutí vyplácí náležitost (buď najednou, přípravou dávek, anebo po částech – platbami záloh, platebních poukazů atp). Program se snaží vyplatit v měsíci celou náležitost do nuly, jako byste vyčerpali do nuly kredit na telefonu.
    Nicméně, když telefon nepoužíváte, kredit se vám převede do nového měsíce. Stejně tak rozhodnutí, které se v měsíci nevyplatí (je v šuplíku, nebo pozastavené atd), tak má na konci měsíce nějakou náležitost, která se převádí do nového měsíce. Klient o své peníze nepřijde.
    Uzávěrka měsíce je obdobou dobíjení kreditu: ke kreditu, který vám zůstal z minulého měsíce se přičte částka z dobíjecího kuponu. Stejně tak k nevyplacenému zůstatku náležitosti se přičte částka uvedená jako měsíční dávka. Takže na rozhodnutí, které z nějakého důvodu necháte ležet v archivu (bez toho, abyste jej řádně odejmuli), bude každý měsíc nabíhat nová a nová náležitost.

    Zápis rozhodnutí

    Při zápisu rozhodnutí se (kromě jiného) určuje, jakou má klient náležitost v aktuálním měsíci. Mohou nastat tyto situace – nejprve pro opakované dávky:
  • Dávku přiznáváte od 1. dne aktuálního měsíce: náležitost bude odpovídat přiznané dávce.
  • Dávku přiznáváte zpětně, tedy od 1. dne některého předchozího měsíce: náležitost bude zahrnovat nárok za všechny předešlé měsíce plus aktuální měsíc
  • Dávku přiznáváte od 1. dne měsíce příštího: náležitost bude rovna nule, v aktuálním měsíci se nevyplácí nic, první výplata proběhne až v tom měsíci, od kdy je dávky přiznána.

    U dávek jednorázových je situace jednodušší:
  • U rozhodnutí přiznaných v aktuálním měsíci nebo dříve je náležitost rovna částce rozhodnutí
  • U rozhodnutí přiznaných od příštího měsíce je náležitost rovna 0, částka se vyplatí až v měsíci nároku.

    Zápis rozhodnutí a deniny

    Další možná situace nastane v případě, že opakovanou dávku nepřiznáváme od 1. dne v měsíci, ale někdy v průběhu měsíce. Zde program automaticky určuje deniny, a ty potom uvádí jako náležitost.
    Program si také poradí se situací, kdy přiznáváte dávku např. od 10. dne minulého měsíce: potom vyplatí za minulý měsíc vypočtené deniny a za měsíc aktuální vyplatí celou částku.

    Jak zajistit, aby se částka z rozhodnutí neproplatila

    Jsou situace, kdy není možné rozhodnutí vyplatit, ale přitom není vhodné hned zapsat rozhodnutí o odejmutí dávky nebo o zastavení výplaty. Například klient slíbil doložit příjmy, ale nestihl to do termínu běžných výplat. Nejjednodušší cesta je stále šuplík: klikněte myší někam do rámečku s číslem spisu, a vyberte převod spisu do šuplíku. Od této chvíle se ze spisu nic neproplatí. Pokud v tuto chvíli máte na sestavách něco připraveného, dejte znovu provést přípravu a výplaty tohoto spisu ze sestav zmizí. Po této opakované přípravě můžete vytisknout již správné sestavy a předat je k proplacení. Proveďte uzávěrku sestav.
    A nyní, co s tímto klientem, když přijde již po výplatním termínu a doloží potřebné doklady: převedete jej do aktivních spisů a spustíte přípravu. Protože předešlý termín je již vyplacen a uzavřen, budou založeny nové sestavy a na nich bude jen tento jeden klient. (Samozřejmě, že v případě, kdy takto převedete do aktivních více spisů, budou tam všechny tyto převedené spisy.) Klient nemusí čekat až do nejbližšího výplatního termínu, může dostat peníze v hotovosti platebním poukazem.

    Jak vyplatit částku z rozhodnutí ihned přes pokladnu

    Co s klientem, který požaduje vyplacení celé dávky anebo její části přes pokladnu? V tomto případě potřebujete jednak zajistit výplatu požadované částky, jednak je třeba snížit anebo docela zrušit běžnou výplatu v tomto měsíci (nejčastěji složenku) a také uvést do sborníku, že požadovaná částka byla vyplacena platebním poukazem. Toto je nejvhodnější řešit právě zápisem platebního poukazu, na záložce F11-Rozhodnutí, funkce F6-platby. Více najdete v kapitole Provádění plateb z rozhodnutí.

    Jak něco pravidelně strhávat

    To je podrobně popsáno v kapitole Provádění plateb z rozhodnutí.

    Řešení problémů na sestavách

    V případě, kdy nesouhlasí částka na sestavě s tím, co si přejete vyplatit, bude pravděpodobně problém v tom, že počítač "něco" neví. Různé příklady a jejich řešení najdete v kapitole Řešení problémů na sestavách.

    Viz také

    Provádění plateb z rozhodnutí
    Tvorba VDS
    Okno řízení tisku